Clôture de journée

La clôture de journée est l’opération la plus structurante de l’application. Elle se déroule en trois écrans successifs : vous saisissez les index et jauges de fermeture, vous contrôlez les écarts constatés, puis vous décomptez les espèces en caisse. La journée n’est close qu’à l’issue du billetage.

🧭 Où le trouver : Vente carburant → Clôture journée

  flowchart TB
    A[Saisir index et jauge de fermeture] -->|Enregistrer| B[Etat des sorties carburants]
    B -->|Réaliser billetage → Confirmer| C[Réaliser le billetage]
    B -->|Modifier| A
    C -->|Enregistrer → Clôturer| D[Journée clôturée]
    D --> E[Journée suivante ouverte automatiquement]

Étape 1 — Saisir les index et jauges de fermeture#

À quoi ça sert ? Relever les compteurs des pompes et les jauges des cuves en fin de service, et laisser l’application calculer les volumes vendus.

Prérequis

• La journée est au statut Démarré.
• Les dépotages de la journée sont validés : leurs volumes sont repris automatiquement.
• Les relevés physiques des pompes et des cuves sont en main.

Droits d’accès

• Utilisateur (accès à l’espace station)

Accès : Vente carburant → Clôture journée

Procédure pas-à-pas

1. Ouvrez Vente carburant → Clôture journée. L’écran Saisir index et jauge de fermeture s’affiche.
2. Dans le bloc Saisir index de fermeture, pour chaque pompe :
   • saisissez l’index mécanique de Fermeture ;
   • saisissez l’index électronique de Fermeture ;
   • saisissez le Retour en cuve s’il y a eu un retour, sinon laissez 0.
3. Vérifiez les colonnes calculées : Sortie (mécanique et électronique), Qte vendue (Mecan., Elect.) et Ecart..
4. Sous le tableau, à la question Sélectionner le type d’index pour les opérations de cette journée, choisissez Mecanique ou Electronique ⚑.
5. Dans le bloc Saisir jauge de fermeture, saisissez la Jauge fermeture ⚑ de chaque cuve et corrigez le Contre plein si nécessaire.
6. Si le bloc Inventaire de cloture de journée est présent, vérifiez les valeurs calculées pour chaque produit.
7. Cliquez sur Enregistrer.

L’application confirme par « Jauge et index actualisée avec succès » et ouvre l’écran de contrôle.

Bloc Saisir index de fermeture

⚙️ Les colonnes Sortie, Qte vendue et Ecart. se recalculent à chaque frappe : vous n’avez que trois valeurs à saisir par pompe.

Bloc Saisir jauge de fermeture

Bloc Inventaire de cloture de journée

Ce bloc n’apparaît que si la station détient du gaz ou du lubrifiant. Toutes ses colonnes sont calculées, aucune saisie n’est attendue :

⚠️ Deux refus possibles à l’enregistrement :

• « La sortie est supérieure à la quantité disponible cuve: <numéro> » — le volume vendu dépasse ce que la cuve contenait. Vérifiez l’index de fermeture et le Retour en cuve ;
• « Stock insuffisant “” » — les ventes de gaz ou de lubrifiant excèdent le stock connu. Corrigez la vente concernée dans Autres ventes, ou régularisez par un Inventaire.

Étape 2 — Contrôler l’état des sorties#

À quoi ça sert ? Relire, avant de figer la journée, ce que l’application a calculé : volumes vendus, chiffre d’affaires, écarts de cuve.

Prérequis : les index et jauges de fermeture sont enregistrés.

Droits d’accès

• Utilisateur (accès à l’espace station)

Accès : écran Etat des sorties carburants, affiché après l’étape 1

L’écran présente trois tableaux :

Procédure pas-à-pas

1. Vérifiez, pompe par pompe, la Qté vendu (L) et le Montant (F).
2. Vérifiez, cuve par cuve, l’Ecart sur stock : un écart important signale une erreur de relevé, une fuite ou un dépotage mal saisi.
3. Si une valeur est fausse, cliquez sur Modifier pour revenir à l’écran de saisie.
4. Si tout est conforme, cliquez sur Réaliser billetage.
5. La fenêtre Confirmation métrique rappelle « Contrôle des niveaux de carburant et relevé des index — Assurez-vous d’avoir verifier les valeurs des jauges et index de clôtures ».
6. Cliquez sur Confirmer.

L’application confirme par « Journéee confirmée avec succèss » et ouvre l’écran de billetage.

⚠️ Si l’écart d’une cuve dépasse le seuil admis pour cette cuve, la confirmation est refusée avec le message « L’écart constaté sur la cuve <numéro> ( L) dépasse le seuil toléré de L. Veuillez vérifier la jauge de fermeture avant de confirmer la journée. » Reprenez votre relevé de jauge : si l’écart est réel, faites-le constater par votre responsable avant d’insister.

Étape 3 — Réaliser le billetage et clôturer#

À quoi ça sert ? Décompter les espèces physiquement présentes en caisse, les comparer au solde théorique calculé par l’application, puis fermer la journée.

Prérequis : la journée a été confirmée à l’étape 2.

Droits d’accès

• Utilisateur (accès à l’espace station)

Accès : écran Réaliser le billetage, affiché après l’étape 2

Procédure pas-à-pas

1. Dans le bloc Billet, saisissez le nombre de coupures de 10 000, 5 000, 2 000, 1 000 et 500. Les boutons + et − permettent d’incrémenter sans clavier.
2. Vérifiez le Sous Total des billets.
3. Dans le bloc Monnaie, saisissez le nombre de pièces de 500, 250, 200, 100, 50, 10, 5 et 1.
4. Contrôlez le Total calculé, puis l’Ecart par rapport au Solde théorique.
5. Dans le bloc Chèques, saisissez le Montant chèque restant physique : l’Ecart chèque se calcule par rapport au Montant chèque restant théorique.
6. Renseignez l’Observation : c’est là que vous justifiez tout écart constaté.
7. Cliquez sur Enregistrer.
8. Dans la fenêtre qui s’ouvre, renseignez la Date de clôture ⚑.
9. Cliquez sur Clôturer.

L’application confirme par « Journée cloturée avec succès » — ou par « Journée suivante rouverte avec succès » si une journée suivante existait déjà — et vous ramène à l’accueil.

⚠️ Vérifiez toujours le Total contre votre décompte avant d’enregistrer. La ligne des pièces de 250 est valorisée à 500 F l’unité : si vous détenez des pièces de 250 F, saisissez-en la moitié du nombre pour retrouver le bon total, et mentionnez-le dans l’Observation.

💡 Un Ecart positif signale un excédent de caisse, un écart négatif un manquant. Dans les deux cas, justifiez-le dans l’Observation : c’est ce texte que votre responsable lira.

Ce que la clôture déclenche#

⚙️ Au moment où vous cliquez sur Clôturer, l’application :

• passe la journée au statut Clôturé(e) et enregistre la date de clôture ;
• enregistre le solde réel de caisse comme nouveau solde de la station ;
• reporte les compteurs de fermeture en compteurs d’ouverture : jauge de fermeture de chaque cuve, index mécanique et électronique de chaque pompe, stock final de chaque produit ;
• met à jour les comptes clients : chaque vente à crédit de la journée est portée au débit du client sous le libellé « Vente à Credit <référence>/ », chaque encaissement à son crédit sous le libellé « Encaissement client <référence>/ » ;
• ouvre la journée suivante si elle existait déjà, en y reportant les valeurs d’ouverture.

Récapitulatif du cycle#

Points de vigilance#

Et après ?#

La journée est close. Vous pouvez éditer les états du jour depuis États, notamment Etats → Journal station et Etats → Journal recette. La journée suivante est déjà ouverte : reprenez au module Journée d’exploitation pour en enregistrer les index d’ouverture.