Décaissement

Le module Décaissement enregistre les sorties de caisse. Les dépenses et les versements diminuent le solde de caisse que vous justifierez au billetage ; la remise chèque solde les chèques que vous détenez en les transmettant à la banque.

🧭 Où le trouver : Décaissement → Dépenses, Décaissement → Versement, Décaissement → Remise chèque

  flowchart LR
    A[Caisse de la journée] -->|Dépenses| B[Sortie d'espèces]
    A -->|Versement| C[Espèces déposées en banque]
    D[Chèques En attente] -->|Remise chèque| E[Bordereau remis à la banque]
    B --> F[Solde de caisse attendu au billetage]
    C --> F

Enregistrer les dépenses de caisse#

À quoi ça sert ? Enregistrer les sommes payées depuis la caisse de la station au cours de la journée : petits achats, frais, avances au personnel, selon les types de dépenses définis pour votre réseau.

Prérequis

• La journée est ouverte et ses index d’ouverture sont enregistrés.
• Les types de dépenses sont paramétrés dans l’application.

Droits d’accès

• Utilisateur (accès à l’espace station)

Accès : Décaissement → Dépenses → Nouveau

Procédure pas-à-pas

1. Ouvrez Décaissement → Dépenses. L’écran Liste des dépenses s’affiche.
2. Cliquez sur Nouveau. L’écran Enregistrer dépense caisse s’affiche.
3. Cliquez sur Nouvelle ligne.
4. Renseignez le Bénéficiaire, la Description, le Type dépense et le Montant.
5. Répétez l’étape 3 pour chaque dépense de la journée. La corbeille rouge retire une ligne.
6. Vérifiez le TOTAL affiché en pied de tableau, puis cliquez sur Enregistrer.

L’application confirme par « Dépense caisse enregistré avec succès. » et affiche l’écran Dépense caisse récapitulant les dépenses de la journée.

⚙️ Le TOTAL en pied de tableau s’actualise à chaque saisie et à chaque suppression de ligne.

⚙️ L’application attribue elle-même un N°pièce commun à toutes les dépenses de la journée. Vous n’avez rien à saisir : ce numéro apparaît dans la liste et dans le détail.

⚠️ Une saisie doit comporter au moins une ligne. Si vous enregistrez un formulaire vide, l’application affiche « Assurez-vous de renseigner au moins une ligne. » et vous ramène à l’écran de saisie.

Ce que les écrans affichent

Compléter ou corriger les dépenses

1. Depuis le détail, cliquez sur Modifier. L’écran Modifier dépense caisse s’affiche.
2. Ajoutez des lignes avec Nouvelle ligne, corrigez ou retirez les lignes existantes.
3. Cliquez sur Enregistrer.

L’application confirme par « Dépense caisse modifié avec succès ».

💡 Les dépenses de la journée se saisissent au fil de l’eau : rouvrez l’écran autant de fois que nécessaire par Modifier, jusqu’à la clôture.

Enregistrer un versement en banque#

À quoi ça sert ? Enregistrer la sortie d’espèces de la caisse vers un compte bancaire de la station.

Prérequis

• La journée est ouverte et ses index d’ouverture sont enregistrés.
• La banque et le compte bancaire sont enregistrés dans l’application.

Droits d’accès

• Utilisateur (accès à l’espace station)

Accès : Décaissement → Versement

Procédure pas-à-pas

1. Ouvrez Décaissement → Versement. L’écran Saisir versement s’affiche, suivi du tableau Versements de la journée.
2. Sélectionnez la Banque ⚑.
3. Sélectionnez le N ° compte ⚑ : la liste ne propose que les comptes de la banque choisie.
4. Saisissez la Reference ⚑ (le numéro du bordereau de versement) et le Montant ⚑.
5. Complétez la Description si besoin.
6. Cliquez sur Enregistrer.

L’application confirme par « Versement enregistrer avec succès » et le versement apparaît dans le tableau Versements de la journée.

Supprimer un versement

Cliquez sur la corbeille de la ligne concernée dans le tableau Versements de la journée. L’application confirme par « Versement annuler avec succès ».

Le bouton Terminer revient à l’accueil.

Enregistrer une remise de chèques#

À quoi ça sert ? Regrouper les chèques que vous détenez sur un bordereau et les transmettre à la banque.

Prérequis

• La journée est ouverte et ses index d’ouverture sont enregistrés.
• Les chèques ont été saisis depuis Encaissement → Chèques ou par un acompte réglé par chèque.
• La banque et le compte de dépôt sont enregistrés dans l’application.

Droits d’accès

• Utilisateur (accès à l’espace station)

Accès : Décaissement → Remise chèque → Nouveau

Procédure pas-à-pas

1. Ouvrez Décaissement → Remise chèque. L’écran Liste des remises chèques s’affiche.
2. Cliquez sur Nouveau. L’écran Enregistrer une remise chèque s’affiche.
3. Sélectionnez la Banque ⚑, puis le N° compte ⚑ parmi les comptes de cette banque.
4. Saisissez le N° Bordereau ⚑.
5. Dans la liste Chèque ⚑, sélectionnez tous les chèques à porter sur le bordereau : la liste est à sélection multiple.
6. Complétez la Description si besoin, puis cliquez sur Enregistrer.

L’application confirme par « Remise chèque enregistré avec succès. » et affiche le détail de la remise.

⚙️ Le Montant remise est calculé par l’application : c’est la somme des chèques sélectionnés. Vous n’avez pas de total à saisir.

⚙️ Un chèque porté sur un bordereau disparaît de la liste Chèque des remises suivantes : il ne peut donc pas être remis deux fois.

💡 La liste Chèque n’est pas limitée à la journée en cours : les chèques reçus les jours précédents et non encore remis y figurent également. C’est le moyen de rattraper un chèque oublié.

Ce que les écrans affichent

Modifier une remise

1. Depuis le détail, cliquez sur Modifier.
2. Ajoutez ou retirez des chèques, corrigez la banque, le compte ou le bordereau.
3. Cliquez sur Enregistrer. L’application confirme par « Remise chèque modifié avec succès. »

Supprimer une remise

Depuis le détail, cliquez sur Supprimer. L’application confirme par « Remise chèque supprimée avec succès. »

⚙️ À la suppression, les chèques du bordereau sont rendus disponibles : ils réapparaissent dans la liste Chèque et peuvent être portés sur une autre remise.

Récapitulatif du cycle#

Points de vigilance#

Et après ?#

La caisse est à jour : terminez la journée avec Clôture de journée, qui compare le solde théorique de caisse au décompte réel des espèces lors du billetage.