Encaissement

Le module Encaissement enregistre l’argent qui entre en caisse en dehors des ventes du jour : règlements des clients à crédit, chèques reçus, acomptes et avances. Ces saisies alimentent le solde de caisse que vous devrez justifier au billetage.

🧭 Où le trouver : Encaissement → Espèces, Encaissement → Chèques, Encaissement → Acomptes

  flowchart LR
    A[Client règle] --> B[Espèces : encaissement enregistré]
    A --> C[Chèques : chèques En attente]
    A --> D[Acomptes : espèces ou chèques]
    B --> E[Solde de caisse attendu au billetage]
    D --> E
    C --> F[Remise chèque en banque]

Encaisser des espèces#

À quoi ça sert ? Enregistrer un règlement reçu d’un client en espèces ou par un moyen assimilé (Mobile Money, Wave Mobile, carte carburant, cartes bancaires…).

Prérequis

• La journée est ouverte et ses index d’ouverture sont enregistrés.
• Le client existe dans les tiers de l’application.

Droits d’accès

• Utilisateur (accès à l’espace station)

Accès : Encaissement → Espèces → Nouveau

Procédure pas-à-pas

1. Ouvrez Encaissement → Espèces. L’écran Liste des saisies d’encaissement espèces s’affiche.
2. Cliquez sur Nouveau. L’écran Saisir encaissement espèces s’affiche.
3. Sélectionnez le Client ⚑ et saisissez la Référence ⚑ (le numéro de votre reçu).
4. Choisissez le Mode paie., complétez la Description si besoin.
5. Saisissez le Montant.
6. Cliquez sur Enregistrer.

L’application confirme par « Paiement enregistrer avec succès » et affiche le détail de l’encaissement.

⚙️ Les encaissements réglés en Espèces viennent augmenter le solde de caisse attendu au billetage. Les autres moyens de paiement (Mobile Money, Wave Mobile, cartes) sont enregistrés et suivis dans les états, mais ne sont pas comptés dans les espèces à décompter en caisse.

Ce que la liste affiche

Colonnes Client, Référence, Mode paiement, Description, Montant Total, Action, avec le Total des encaissements de la journée en pied de tableau.

💡 Le Total en pied de liste est le meilleur point de contrôle avant la clôture : comparez-le à vos reçus.

Encaisser des chèques#

À quoi ça sert ? Enregistrer un ou plusieurs chèques reçus d’un client, avec leur banque et leur référence, en vue de leur remise en banque.

Prérequis

• La journée est ouverte et ses index d’ouverture sont enregistrés.
• Le client existe dans les tiers de l’application.
• La banque du chèque est enregistrée dans l’application.

Droits d’accès

• Utilisateur (accès à l’espace station)

Accès : Encaissement → Chèques → Nouveau

Procédure pas-à-pas

1. Ouvrez Encaissement → Chèques. L’écran Liste des saisies d’encaissement cheques s’affiche.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Dans le bloc Information du paiement, sélectionnez le Tiers. ⚑, saisissez la Référence ⚑ et la Description si besoin.
4. Dans le bloc Détail de facture chèques, cliquez sur Nouvelle ligne.
5. Pour chaque chèque, sélectionnez la Banque, saisissez la Ref. chèque et le Montant.
6. Répétez l’étape 4 pour chaque chèque remis par le client, puis cliquez sur Enregistrer.

L’application confirme par « Paiement enregistrer avec succès ».

⚙️ Le Montant Total de l’encaissement est calculé par l’application : c’est la somme des chèques saisis. Vous n’avez pas de total à renseigner.

⚙️ Chaque chèque est enregistré au statut En attente et rattaché au client. Il restera dans cet état jusqu’à sa remise en banque, réalisée depuis Décaissement → Remise chèque.

⚠️ Ne saisissez pas un chèque depuis Encaissement → Espèces : le moyen de paiement chèque n’y est volontairement pas proposé, et un chèque saisi comme espèces ne pourra pas être remis en banque.

Enregistrer un acompte ou une avance#

À quoi ça sert ? Enregistrer une somme reçue d’un client par avance, ou en réduction de son encours.

Prérequis

• La journée est ouverte et ses index d’ouverture sont enregistrés.
• Le client existe dans les tiers de l’application.
• Pour un acompte par chèque : la banque du chèque est enregistrée dans l’application.

Droits d’accès

• Utilisateur (accès à l’espace station)

Accès : Encaissement → Acomptes → Nouveau

Procédure pas-à-pas

1. Ouvrez Encaissement → Acomptes. L’écran Etat des acomptes ou avances s’affiche.
2. Cliquez sur Nouveau. L’écran Enregistrer un acompte ou une avance s’affiche.
3. Dans le bloc Information acompte, sélectionnez le Client ⚑ et saisissez la Référence ⚑.
4. Choisissez le Type d’acompte ⚑ : Espèces ou Chèque. Le bloc Détail acompte change selon votre choix.
5. Complétez la Description si besoin.
6. Dans le bloc Détail acompte :
   • pour un acompte en Espèces, saisissez le Montant ⚑ ;
   • pour un acompte par Chèque, cliquez sur Nouvelle ligne et renseignez la Banque, la Référence et le Montant de chaque chèque.
7. Cliquez sur Enregistrer.

L’application confirme par « Acompte enregistré avec succès. » et affiche le détail de l’acompte.

⚙️ Un acompte par chèque crée autant de chèques au statut En attente, rattachés au client, qui pourront être remis en banque depuis Décaissement → Remise chèque.

⚠️ Le solde de caisse attendu au billetage additionne tous les acomptes de la journée, y compris ceux réglés par chèque. Si vous avez enregistré un acompte par chèque, attendez-vous à un écart de ce montant au moment du billetage : mentionnez-le dans l’observation de clôture.

Ce que la liste affiche

Colonnes Intitulé tiers, Référence, Description, Montant, Action.

Modifier un acompte

1. Ouvrez le détail de l’acompte.
2. Cliquez sur Modifier, corrigez, puis Enregistrer.

L’application confirme par « Acompte modifié avec succès. »

Supprimer une saisie#

Accès : icône corbeille de la liste concernée

Récapitulatif du cycle#

Points de vigilance#

Et après ?#

Poursuivez avec Décaissement pour les dépenses de caisse, les versements en banque et la remise des chèques encaissés. En fin de service, terminez par Clôture de journée.