# EncaissementTout ce qui rentre en caisse : espèces et assimilés, chèques, acomptes clients.

Le module **Encaissement** enregistre l'argent qui entre en caisse en dehors des ventes du
jour : règlements des clients à crédit, chèques reçus, acomptes et avances. Ces saisies
alimentent le solde de caisse que vous devrez justifier au billetage.

🧭 **Où le trouver** : `Encaissement → Espèces`, `Encaissement → Chèques`,
`Encaissement → Acomptes`

```mermaid
flowchart LR
    A[Client règle] --> B[Espèces : encaissement enregistré]
    A --> C[Chèques : chèques En attente]
    A --> D[Acomptes : espèces ou chèques]
    B --> E[Solde de caisse attendu au billetage]
    D --> E
    C --> F[Remise chèque en banque]
```

{{< callout context="caution" title="Vérifiez le client avant d'enregistrer" icon="outline/alert-triangle" >}}
Ces trois écrans enregistrent des sommes au nom d'un **client**. Une erreur de client faussera
son encours et sa facture. Le client doit exister dans les tiers : s'il est absent de la liste,
demandez sa création à votre administrateur avant d'encaisser.
{{< /callout >}}

## Encaisser des espèces

**À quoi ça sert ?**
Enregistrer un règlement reçu d'un client en espèces ou par un moyen assimilé (Mobile Money,
Wave Mobile, carte carburant, cartes bancaires…).

**Prérequis**
- La journée est ouverte et ses index d'ouverture sont enregistrés.
- Le client existe dans les tiers de l'application.

**Droits d'accès**
- **Utilisateur** (accès à l'espace station)

**Accès** : `Encaissement → Espèces → Nouveau`

**Procédure pas-à-pas**
1. Ouvrez `Encaissement → Espèces`. L'écran **Liste des saisies d'encaissement espèces**
   s'affiche.
2. Cliquez sur **Nouveau**. L'écran **Saisir encaissement espèces** s'affiche.
3. Sélectionnez le **Client** ⚑ et saisissez la **Référence** ⚑ (le numéro de votre reçu).
4. Choisissez le **Mode paie.**, complétez la **Description** si besoin.
5. Saisissez le **Montant**.
6. Cliquez sur **Enregistrer**.

L'application confirme par « Paiement enregistrer avec succès » et affiche le détail de
l'encaissement.

| Champ | Obligatoire | Valeur attendue | Comportement |
|-------|:-----------:|-----------------|--------------|
| Client | ⚑ | Un tiers de type client | Seuls les clients enregistrés sont proposés |
| Référence | ⚑ | Numéro du reçu remis au client | Reprise dans la colonne **Référence** de la liste |
| Mode paie. | | Un moyen de paiement, **hors chèque** | Les chèques se saisissent depuis `Encaissement → Chèques` |
| Description | | Précision libre | Reprise dans la liste, utile pour retrouver la saisie |
| Montant | | Somme reçue | Reprise dans la colonne **Montant Total** et dans le total du jour |

⚙️ Les encaissements réglés en **Espèces** viennent augmenter le solde de caisse attendu au
billetage. Les autres moyens de paiement (Mobile Money, Wave Mobile, cartes) sont enregistrés
et suivis dans les états, mais ne sont pas comptés dans les espèces à décompter en caisse.

**Ce que la liste affiche**

Colonnes **Client**, **Référence**, **Mode paiement**, **Description**, **Montant Total**,
**Action**, avec le **Total** des encaissements de la journée en pied de tableau.

💡 Le **Total** en pied de liste est le meilleur point de contrôle avant la clôture :
comparez-le à vos reçus.

## Encaisser des chèques

**À quoi ça sert ?**
Enregistrer un ou plusieurs chèques reçus d'un client, avec leur banque et leur référence, en
vue de leur remise en banque.

**Prérequis**
- La journée est ouverte et ses index d'ouverture sont enregistrés.
- Le client existe dans les tiers de l'application.
- La banque du chèque est enregistrée dans l'application.

**Droits d'accès**
- **Utilisateur** (accès à l'espace station)

**Accès** : `Encaissement → Chèques → Nouveau`

**Procédure pas-à-pas**
1. Ouvrez `Encaissement → Chèques`. L'écran **Liste des saisies d'encaissement cheques**
   s'affiche.
2. Cliquez sur **Nouveau**.
3. Dans le bloc **Information du paiement**, sélectionnez le **Tiers.** ⚑, saisissez la
   **Référence** ⚑ et la **Description** si besoin.
4. Dans le bloc **Détail de facture chèques**, cliquez sur **Nouvelle ligne**.
5. Pour chaque chèque, sélectionnez la **Banque**, saisissez la **Ref. chèque** et le
   **Montant**.
6. Répétez l'étape 4 pour chaque chèque remis par le client, puis cliquez sur **Enregistrer**.

L'application confirme par « Paiement enregistrer avec succès ».

| Champ | Obligatoire | Valeur attendue | Comportement |
|-------|:-----------:|-----------------|--------------|
| Tiers. | ⚑ | Un tiers de type client | Le client est rattaché à chacun des chèques saisis |
| Référence | ⚑ | Numéro de votre reçu ou du bordereau interne | Reprise dans la liste |
| Description | | Précision libre | Reprise dans la liste |
| Banque *(ligne)* | ⚑ | La banque émettrice du chèque | Nécessaire pour la remise en banque |
| Ref. chèque *(ligne)* | ⚑ | Numéro du chèque | Permet de retrouver le chèque dans les états |
| Montant *(ligne)* | ⚑ | Montant du chèque | Voir l'effet automatique ci-dessous |

⚙️ Le **Montant Total** de l'encaissement est calculé par l'application : c'est la **somme des
chèques** saisis. Vous n'avez pas de total à renseigner.

⚙️ Chaque chèque est enregistré au statut **En attente** et rattaché au client. Il restera dans
cet état jusqu'à sa remise en banque, réalisée depuis `Décaissement → Remise chèque`.

⚠️ Ne saisissez pas un chèque depuis `Encaissement → Espèces` : le moyen de paiement chèque n'y
est volontairement pas proposé, et un chèque saisi comme espèces ne pourra pas être remis en
banque.

## Enregistrer un acompte ou une avance

**À quoi ça sert ?**
Enregistrer une somme reçue d'un client par avance, ou en réduction de son encours.

**Prérequis**
- La journée est ouverte et ses index d'ouverture sont enregistrés.
- Le client existe dans les tiers de l'application.
- Pour un acompte par chèque : la banque du chèque est enregistrée dans l'application.

**Droits d'accès**
- **Utilisateur** (accès à l'espace station)

**Accès** : `Encaissement → Acomptes → Nouveau`

**Procédure pas-à-pas**
1. Ouvrez `Encaissement → Acomptes`. L'écran **Etat des acomptes ou avances** s'affiche.
2. Cliquez sur **Nouveau**. L'écran **Enregistrer un acompte ou une avance** s'affiche.
3. Dans le bloc **Information acompte**, sélectionnez le **Client** ⚑ et saisissez la
   **Référence** ⚑.
4. Choisissez le **Type d'acompte** ⚑ : **Espèces** ou **Chèque**. Le bloc **Détail acompte**
   change selon votre choix.
5. Complétez la **Description** si besoin.
6. Dans le bloc **Détail acompte** :
   - pour un acompte en **Espèces**, saisissez le **Montant** ⚑ ;
   - pour un acompte par **Chèque**, cliquez sur **Nouvelle ligne** et renseignez la
     **Banque**, la **Référence** et le **Montant** de chaque chèque.
7. Cliquez sur **Enregistrer**.

L'application confirme par « Acompte enregistré avec succès. » et affiche le détail de
l'acompte.

| Champ | Obligatoire | Valeur attendue | Comportement |
|-------|:-----------:|-----------------|--------------|
| Client | ⚑ | Un tiers de type client | Seuls les clients enregistrés sont proposés |
| Référence | ⚑ | Numéro de votre reçu | Reprise dans la liste |
| Type d'acompte | ⚑ | **Espèces** ou **Chèque** | Détermine le contenu du bloc **Détail acompte** |
| Description | | Précision libre | Reprise dans la colonne **Description** |
| Montant *(acompte en espèces)* | ⚑ | Somme reçue | Reprise dans la colonne **Montant** |
| Banque, Référence, Montant *(acompte par chèque)* | ⚑ | Un jeu de valeurs par chèque | Le montant de l'acompte devient la somme des chèques |

{{< callout context="caution" title="Choisissez le Type d'acompte avant de saisir le détail" icon="outline/alert-triangle" >}}
Changer le **Type d'acompte** **remplace entièrement le bloc Détail acompte** : le champ
**Montant** cède la place au tableau des chèques, et inversement. Ce que vous aviez saisi dans
le bloc précédent est perdu. Renseignez donc le type en premier.
{{< /callout >}}

⚙️ Un acompte par chèque crée autant de chèques au statut **En attente**, rattachés au client,
qui pourront être remis en banque depuis `Décaissement → Remise chèque`.

⚠️ Le solde de caisse attendu au billetage additionne **tous les acomptes de la journée**, y
compris ceux réglés par chèque. Si vous avez enregistré un acompte par chèque, attendez-vous à
un écart de ce montant au moment du billetage : mentionnez-le dans l'observation de clôture.

**Ce que la liste affiche**

Colonnes **Intitulé tiers**, **Référence**, **Description**, **Montant**, **Action**.

**Modifier un acompte**
1. Ouvrez le détail de l'acompte.
2. Cliquez sur **Modifier**, corrigez, puis **Enregistrer**.

L'application confirme par « Acompte modifié avec succès. »

## Supprimer une saisie

**Accès** : icône corbeille de la liste concernée

| Écran | Message de confirmation affiché |
|-------|--------------------------------|
| `Encaissement → Espèces` | « Paiement supprimé avec succès » |
| `Encaissement → Chèques` | « Paiement supprimé avec succès » |
| `Encaissement → Acomptes` | « Acompte supprimé avec succès. » |

{{< callout context="caution" title="Suppression immédiate" icon="outline/alert-triangle" >}}
La corbeille agit **sans demande de confirmation** et la saisie est supprimée, pas archivée.
Pour un encaissement par chèque, les chèques saisis disparaissent également : s'ils avaient
déjà été remis en banque, prévenez votre responsable avant de supprimer.
{{< /callout >}}

## Récapitulatif du cycle

| Élément | État | Suite du parcours |
|---------|------|-------------------|
| Encaissement espèces | Enregistré, rattaché à la journée | Compté dans le solde de caisse au billetage |
| Encaissement par un autre moyen | Enregistré, rattaché à la journée | Suivi dans les états, hors espèces en caisse |
| Chèque reçu | **En attente** | Remise en banque depuis `Décaissement → Remise chèque` |
| Acompte | Enregistré, rattaché à la journée | Compté dans le solde de caisse ; les chèques associés restent **En attente** |

## Points de vigilance

| Situation | Risque | Que faire ? |
|-----------|--------|-------------|
| Le menu `Encaissement` est absent | Aucun encaissement ne peut être saisi | Enregistrez les index et jauges d'ouverture de la journée |
| Le client n'apparaît pas dans la liste | Impossible d'enregistrer le règlement au bon nom | Faites créer le tiers client par votre administrateur, puis reprenez |
| Un chèque a été saisi depuis l'écran **Espèces** | Le chèque ne pourra pas être remis en banque | Supprimez la saisie et ressaisissez-la depuis `Encaissement → Chèques` |
| La banque du chèque n'est pas dans la liste | La remise en banque sera impossible | Faites enregistrer la banque par votre administrateur avant de saisir le chèque |
| Le bloc **Détail acompte** s'est vidé | La saisie est à refaire | Vous venez de changer le **Type d'acompte** : choisissez-le avant de saisir le détail |
| Un écart de caisse apparaît au billetage, égal à un acompte par chèque | La clôture semble fausse | C'est le comportement attendu de l'application : justifiez-le dans l'observation de clôture |
| Une saisie a été supprimée par erreur | Aucune restauration n'est possible | Ressaisissez-la à l'identique, avec la même référence, avant la clôture |
| Le **Total** de la liste ne correspond pas aux reçus | L'écart ressortira au billetage | Vérifiez ligne par ligne : une référence en double signale souvent une double saisie |

## Et après ?

Poursuivez avec **Décaissement** pour les dépenses de caisse, les versements en banque et la
remise des chèques encaissés. En fin de service, terminez par **Clôture de journée**.