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États
Le module États regroupe les états de suivi de votre station. Tous fonctionnent de la même manière : vous choisissez une période, l’application affiche le résultat dans un tableau, que vous pouvez trier, filtrer et exporter.
🧭 Où le trouver : Etats
flowchart LR
A[Choisir un état] --> B[Date début et Date de fin]
B -->|Recherche| C[Tableau de résultats]
C -->|Rechercher...| D[Filtrage à l'écran]
C -->|Exporter| E[Fichier tableur ou PDF]
Le fonctionnement commun à tous les états
À quoi ça sert ? Éditer un état sur une période, pour contrôler l’activité de la station ou justifier un chiffre.
Prérequis
- Les opérations de la période sont saisies. Les journées non clôturées peuvent apparaître incomplètes.
Droits d’accès
- Utilisateur (accès à l’espace station)
Accès : Etats → (l'état voulu)
Procédure pas-à-pas
- Ouvrez
Etats, puis l’état souhaité. - Renseignez la Date début ⚑ et la Date de fin ⚑.
- Cliquez sur Recherche.
- Le tableau de résultats s’affiche sous le formulaire.
- Utilisez la zone Rechercher… au-dessus du tableau pour isoler une ligne (un numéro de bon, un produit, un client).
- Pour conserver le résultat, utilisez le bouton d’export du tableau et choisissez le format xlsx (tableur) ou pdf.
| Champ | Obligatoire | Valeur attendue | Comportement |
|---|---|---|---|
| Date début | ⚑ | Premier jour de la période | Aucun résultat ne s’affiche sans elle |
| Date de fin | ⚑ | Dernier jour de la période | La période est bornée aux deux dates incluses |
⚙️ Les états ne portent que sur votre station : vous n’avez pas de station à sélectionner.
💡 Les colonnes du tableau se trient d’un clic sur leur en-tête, et se filtrent ligne à ligne. L’export reprend le résultat tel qu’il est affiché, filtres compris : filtrez d’abord, exportez ensuite.
⚠️ Un état vide n’est pas forcément un dysfonctionnement : vérifiez d’abord les dates, puis que les journées de la période ont bien été clôturées.
Les états disponibles
| État | Ce qu’il vous donne | À utiliser pour |
|---|---|---|
| Suivi livraison | Les dépotages de carburant de la période, cuve par cuve : numéro de bon de livraison, produit, référence de cuve, quantité dépotée, jauge avant et après, quantité reçue, contre-plein et écart | Contrôler un dépotage, justifier un écart de réception |
| Fiche inventaire gaz | Les mouvements et le stock des bouteilles de gaz sur la période | Préparer ou contrôler un inventaire de gaz |
| Stock lubrifiant | Les mouvements et le stock des lubrifiants sur la période | Suivre les entrées et sorties de lubrifiant |
| Suivi dépotage | Le détail des opérations de dépotage sur la période | Rapprocher les dépotages des commandes et des jauges |
| Relévé pompes | Les index relevés à l’ouverture et à la fermeture de chaque pompe, et les volumes vendus | Contrôler un relevé, retrouver un index de journée passée |
| Relévé cuve | Les jauges d’ouverture et de fermeture de chaque cuve, avec les réceptions et les écarts | Justifier un écart de cuve, suivre les niveaux |
| Suivi versement | Les versements en banque de la période | Rapprocher les bordereaux de versement des relevés bancaires |
| Suivi dépense | Les dépenses de caisse de la période | Contrôler les dépenses, ventiler par type |
| Suivi recouvrement | Les règlements reçus des clients sur la période | Suivre les encaissements et les acomptes |
| Suivi client | La situation des clients : opérations et solde | Connaître l’encours d’un client avant de lui accorder un crédit |
| Journal recette | La recette de la période, journée par journée | Contrôler le chiffre d’affaires, préparer un point avec la direction |
| Journal station | Le journal complet d’une journée : relevés de pompes et de cuves, valeurs de caisse, livraisons, écarts, crédits, ventes de produits et synthèse du solde | Éditer le document de synthèse d’une journée clôturée |
Le Journal station, un écran à part
À quoi ça sert ? Consulter, en une page, la synthèse complète d’une journée : c’est le document de référence d’une journée clôturée.
Prérequis : au moins une journée clôturée pour votre station.
Droits d’accès
- Utilisateur (accès à l’espace station)
Accès : Etats → Journal station
L’écran s’ouvre directement sur la dernière journée clôturée, sous le titre Journal de la
station période du
Le journal enchaîne les blocs suivants : relevé des pompes, stock des cuves, valeurs de caisse, livraisons, écarts, crédits, ventes de produits, puis la synthèse du solde.
Les deux boutons du bas
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Rouvrir | Rouvre la journée affichée après confirmation — voir la fiche Journée d’exploitation |
| Accueil | Revient à l’écran d’accueil |
⚠️ Si aucune journée n’a encore été clôturée, l’application affiche « Aucun journal disponible » et vous ramène à l’accueil.
⚠️ Le bouton Imprimer de cet écran est en cours de finalisation : il ne produit pas de document. Pour obtenir une version papier ou PDF du journal, utilisez la fonction d’impression de votre navigateur (Ctrl+P, ou Cmd+P sur Mac) et choisissez « Enregistrer au format PDF ».
Points de vigilance
| Situation | Risque | Que faire ? |
|---|---|---|
| Le tableau reste vide après Recherche | Vous concluez à tort qu’il n’y a pas d’opération | Vérifiez les deux dates, puis que les journées de la période sont clôturées |
| Les chiffres d’un état ne correspondent pas à la caisse | Vous cherchez une erreur inexistante | Une journée non clôturée n’est pas encore consolidée : clôturez-la avant de comparer |
| L’export ne contient qu’une partie des lignes | Le document transmis est incomplet | L’export reprend les filtres actifs : videz la zone Rechercher… avant d’exporter |
| Le bouton Imprimer du Journal station ne fait rien | Vous ne pouvez pas produire le document | Utilisez l’impression du navigateur (Ctrl+P) et enregistrez en PDF |
| Une correction récente n’apparaît pas dans un état | Vous doutez de votre saisie | Les états reflètent les données consolidées : après une correction, reclôturez la journée puis rééditez l’état |
| Un état est édité pour un contrôle externe | Le document ne porte pas la période en clair | Notez la période sur le document exporté : le fichier ne la rappelle pas toujours |
Et après ?
Les états closent le circuit d’exploitation. Pour les crédits clients, poursuivez avec le module Facturation, qui transforme les ventes à crédit en factures.
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