Facturation

Le module Facturation transforme les ventes en documents comptables : factures de vente saisies ligne à ligne, factures périodiques construites automatiquement à partir des crédits d’enlèvement, et factures d’avoir pour corriger une facture déjà validée.

🧭 Où le trouver : Facturation → Factures → Factures de vente et Facturation → Factures → Factures d'avoir

  flowchart LR
    A[Brouillon] -->|Valider| B[Validé]
    A -->|Supprimer| Z[Supprimée]
    B -->|Certifier| C[Certifié]
    B -->|Créer un avoir| D[Avoir en Brouillon]
    C -->|Télécharger la facture| E[Document certifié]
    D -->|Valider| F[Avoir validé]

Prérequis communs#

Droits d’accès

• Gestion facturation

Avant de facturer, deux éléments doivent exister :

Consulter les factures de vente#

Accès : Facturation → Factures → Factures de vente

L’écran Factures de vente présente les colonnes Référence, Date, Client, Échéance, Mode paiement, Montant HT, TVA, Montant TTC, Statut et Actions.

Trois boutons en pied d’écran : Nouvelle facture, Facture périodique et Accueil.

Créer une facture de vente#

À quoi ça sert ? Établir une facture ligne à ligne pour un client.

Prérequis : le client existe et les produits facturés disposent d’un prix de facturation actif.

Accès : Facturation → Factures → Factures de vente → Nouvelle facture

Procédure pas-à-pas

1. Dans le bloc Informations client, sélectionnez le Client ⚑.
2. Renseignez la Référence externe si le client vous impose un numéro de commande.
3. Renseignez la Date de facturation ⚑ et, si besoin, la Date d’échéance.
4. Choisissez le Mode de paiement, et les Stations concernées si la facture ne porte que sur certaines d’entre elles.
5. Si une remise s’applique à toute la facture, saisissez la Remise et choisissez son Type de remise : Pourcentage (%) ou Montant fixe.
6. Dans le bloc Lignes de facturation, ajoutez une ligne.
7. Sélectionnez le Produit : l’application renseigne la Base taxable, la Base non taxable et, s’il en existe une, la remise accordée à ce client sur ce produit.
8. Saisissez la Quantité. Les colonnes Montant HT, TVA et Montant TTC se calculent.
9. Répétez pour chaque produit, puis cliquez sur Enregistrer.

L’application confirme par « Facture de vente créée avec succès. » et affiche la facture au statut Brouillon.

⚙️ L’application attribue elle-même la Référence de la facture, de la forme FAV-<année>-<numéro> (les avoirs sont numérotés AVO-<année>-<numéro>).

⚙️ Changer le Client après avoir saisi des lignes recalcule les remises de toutes les lignes.

⚠️ Si aucun prix de facturation actif n’existe pour un produit, ses bases restent à zéro et la ligne sera facturée à zéro. Faites créer le prix dans Facturation → Tarifications avant de poursuivre.

Créer une facture périodique#

À quoi ça sert ? Facturer en une seule fois tous les crédits d’enlèvement d’un client sur une période, sans les ressaisir.

Prérequis : des ventes à crédit existent pour ce client sur la période, et ne sont pas déjà facturées.

Accès : Facturation → Factures → Factures de vente → Facture périodique

Procédure pas-à-pas

1. Dans le bloc Critères de recherche, sélectionnez le Client ⚑ et une ou plusieurs Stations ⚑.
2. Renseignez la période : Du ⚑ et Au ⚑.
3. Dans le bloc Informations facture, renseignez la Date de facturation ⚑, la Date d’échéance et le Mode de paiement.
4. Cliquez sur Rechercher.
5. L’application affiche le nombre de crédits trouvés et le détail regroupé par produit : Produit, Unité, Quantité, Base taxable, Base non taxable, Montant HT, TVA, Montant TTC.
6. Contrôlez les quantités, puis cliquez sur Enregistrer.

L’application confirme par « Facture périodique créée avec succès. » et ouvre la facture au statut Brouillon.

⚙️ Les crédits d’enlèvement de la période sont regroupés par produit : une ligne de facture par produit, quel que soit le nombre de bons d’enlèvement. Les prix appliqués sont ceux des tarifications actives.

⚙️ Les crédits retenus sont rattachés à la facture : ils ne seront plus proposés lors d’une prochaine recherche périodique.

⚠️ Si la recherche ne trouve rien, l’application affiche « Aucun crédit à facturer pour ces critères. ». Vérifiez le client, les stations et la période — et que les crédits n’ont pas déjà été facturés.

Valider une facture#

À quoi ça sert ? Arrêter la facture. Elle n’est alors plus modifiable et devient certifiable.

Prérequis : la facture est au statut Brouillon.

Accès : détail de la facture

Procédure pas-à-pas

1. Ouvrez la facture. L’en-tête affiche Facture client et le statut.
2. Relisez les lignes et les totaux.
3. Cliquez sur Valider, puis confirmez dans la fenêtre qui s’ouvre.

L’application confirme par « Facture validée. » et la facture passe au statut Validé(e).

⚠️ Après validation, le bouton Modifier disparaît. Toute tentative de modification affiche « Seules les factures en brouillon peuvent être modifiées. ». La correction passe alors par un avoir.

Certifier une facture#

À quoi ça sert ? Transmettre la facture pour certification et obtenir le document certifié.

Prérequis : la facture est au statut Validé(e).

Accès : détail de la facture

Procédure pas-à-pas

1. Ouvrez la facture validée.
2. Cliquez sur Certifier, puis confirmez dans la fenêtre qui s’ouvre.

L’application confirme par « Facture certifiée. » et la facture passe au statut Certifié(e). Un bouton Télécharger la facture apparaît alors : il ouvre le document certifié dans un nouvel onglet.

⚠️ Si la certification échoue, l’application affiche « La certification de la facture a échoué. » et la facture reste au statut Validé(e). Vérifiez que la fiche du client est complète (raison sociale, numéro de compte contribuable, téléphone), puis relancez la certification. Si l’échec persiste, signalez-le à votre administrateur.

⚠️ Une facture qui n’est pas au statut Validé(e) ne peut pas être certifiée : le message « Seules les factures validées peuvent être certifiées. » s’affiche.

Créer un avoir#

À quoi ça sert ? Annuler ou réduire tout ou partie d’une facture déjà validée, sans la modifier.

Prérequis : la facture d’origine est au statut Validé(e).

Accès : détail de la facture → Créer un avoir

Procédure pas-à-pas

1. Ouvrez la facture de vente concernée, puis cliquez sur Créer un avoir.
2. L’écran reprend l’en-tête et les lignes de la facture. Les quantités proposées correspondent à ce qui reste avoirable : quantité facturée moins ce qui a déjà été porté sur des avoirs antérieurs.
3. Ajustez les quantités à créditer, ligne par ligne. Retirez les lignes non concernées.
4. Cliquez sur Enregistrer.

L’application confirme par « Facture d’avoir créée avec succès. » et l’avoir est créé au statut Brouillon, sous une référence de la forme AVO-<année>-<numéro>.

5. Relisez l’avoir, puis cliquez sur Valider et confirmez. L’application confirme par « Avoir validé. »

Consulter les avoirs : Facturation → Factures → Factures d'avoir.

⚠️ Un avoir n’est modifiable et supprimable qu’au statut Brouillon : les messages « Seuls les avoirs en brouillon peuvent être modifiés. » et « Seuls les avoirs en brouillon peuvent être supprimés. » s’affichent dans les autres cas.

Supprimer une facture#

Prérequis : la facture est au statut Brouillon.

Accès : détail de la facture → Supprimer, ou icône corbeille de la liste

La fenêtre Confirmation de suppression rappelle la référence de la facture et précise que l’action est irréversible. Cliquez sur Supprimer pour confirmer. L’application confirme par « Facture supprimée. »

⚠️ Une facture Payé(e) ne peut pas être supprimée : le message « Une facture payée ne peut pas être supprimée. » s’affiche.

⚙️ Supprimer une facture périodique libère les crédits d’enlèvement qui y étaient rattachés : ils redeviennent facturables.

Récapitulatif du cycle#

Points de vigilance#

Et après ?#

Le circuit est complet, de la commande à la facture. Pour en voir l’enchaînement d’ensemble, consultez Le grand circuit.