Cette page relie les modules entre eux. Elle ne remplace pas les fiches : elle montre où
chaque document naît, ce qu’il déclenche, et où il finit.
Le rôle de chaque module
flowchart TB
J[Journée d'exploitation] --> V[Ventes]
C[Commandes] --> R[Réceptions]
R --> V
V --> CA[Caisse : encaissement et décaissement]
CA --> CL[Clôture de journée]
R --> CL
CL --> E[États]
V -->|Ventes à crédit| F[Facturation]
CL -->|Comptes clients mis à jour| F
T[Transfert de stock] --> R
I[Inventaire] --> CL
Flux 1 — Le carburant, de la commande à la vente
Étape
Document
Module
Effet à la validation
1
Commande de carburant
Mes commandes → Carburant
La commande devient réceptionnable ; aucun stock ne bouge
2
Dépotage
Mes réceptions → Carburant
Le volume de la cuve devient la jauge après dépotage ; la commande passe Terminé(e)
3
Index d’ouverture
Vente carburant → Saisie index & cuve
La journée passe Démarré ; les menus de vente s’ouvrent
4
Ventes de la journée
pompes, Ticket TPE, Bon valeur, Vente à credit
Les valeurs encaissées et les crédits sont enregistrés
5
Index et jauges de fermeture
Vente carburant → Clôture journée
Les volumes vendus et les écarts de cuve sont calculés
6
Billetage
Réaliser le billetage
La journée passe Clôturé(e) ; les compteurs sont reportés
Flux 2 — Le gaz et le lubrifiant, du stock à la vente
Étape
Document
Module
Effet à la validation
1
Commande de gaz ou lubrifiant
Mes commandes → Gaz & lubrifiant
La commande devient réceptionnable
2
Réception
Mes réceptions → Gaz & lubrifiant
Les quantités reçues sont enregistrées ; la commande passe Terminé(e)
3
Ventes
Autres ventes → Gaz & Lub.
Les lignes de vente s’ajoutent à la journée
4
Clôture
Clôture journée
Le stock final est recomposé : stock d’ouverture + réceptions − sorties
5
Billetage
Réaliser le billetage
Le stock disponible de chaque produit est mis à jour
La grande différence entre les deux flux
Le carburant met la cuve à jour dès la validation du dépotage. Le gaz et le lubrifiant
attendent la clôture de la journée pour que le stock disponible bouge. C’est normal, et cela
explique la plupart des « le stock n’a pas changé » signalés en cours de journée.
Flux 3 — Le crédit client, de l’enlèvement à la facture
Étape
Document
Module
Effet
1
Crédit d’enlèvement
Vente carburant → Vente à credit
Le crédit est Validé(e) ; son Montant restant est initialisé
2
Clôture de la journée
Clôture journée
Le crédit est porté au débit du compte client
3
Règlements reçus
Encaissement → Espèces, Chèques, Acomptes
Portés au crédit du compte client à la clôture
4
Facture périodique
Facturation → Facture périodique
Les crédits de la période sont regroupés par produit et rattachés à la facture
5
Validation, certification
Facturation
La facture devient Validé(e) puis Certifié(e)
6
Correction éventuelle
Créer un avoir
Un avoir réduit la facture, sans la modifier
Flux 4 — La caisse, de la recette au versement
Étape
Document
Module
Effet sur le solde de caisse
1
Ventes du jour
pompes, services, gaz et lubrifiant
Augmentent la recette attendue
2
Encaissements en espèces
Encaissement → Espèces
Augmentent le solde attendu
3
Acomptes
Encaissement → Acomptes
Augmentent le solde attendu
4
Dépenses de caisse
Décaissement → Dépenses
Diminuent le solde attendu
5
Versements en banque
Décaissement → Versement
Diminuent le solde attendu
6
Billetage
Réaliser le billetage
Compare le décompte réel au solde théorique et fige l’Ecart
Les chèques suivent un circuit parallèle : encaissés (Encaissement → Chèques ou un acompte
par chèque), ils restent En attente jusqu’à leur remise en banque
(Décaissement → Remise chèque).
Flux 5 — Le transfert entre stations
Étape
Document
Qui agit
Effet
1
Déstockage
Station expéditrice, Déstockage
Saisie au statut En attente
2
Validation
Station expéditrice
Le stock sort immédiatement ; un message part vers la station destinataire
3
Réception
Station destinataire, message de l’enveloppe
Le stock entre dans la station destinataire
Ce qui déclenche quoi
Quand vous…
L’application…
ouvrez une journée
rattache la nouvelle journée à la précédente pour reporter les compteurs
enregistrez les index d’ouverture
fait passer la journée en Démarré et ouvre les menus de vente et de caisse
validez une commande
la rend réceptionnable, sans toucher au stock
validez un dépotage
fixe le volume de la cuve à la jauge après dépotage et clôt la notification de livraison
validez une réception de gaz ou lubrifiant
enregistre les quantités reçues pour la clôture
corrigez un index par Ré-jauger
envoie un courriel de contrôle à l’inspecteur de la station
enregistrez un crédit d’enlèvement
initialise son Montant restant au montant total
validez un déstockage
sort le stock et notifie la station destinataire
confirmez le récapitulatif de clôture
vérifie que l’écart de chaque cuve reste dans son seuil
clôturez par le billetage
reporte jauges, index et stocks en valeurs d’ouverture, enregistre le solde de la station, met à jour les comptes clients et ouvre la journée suivante
enregistrez une facture
attribue sa référence FAV-<année>-<numéro>
créez une facture périodique
regroupe les crédits par produit et les rattache à la facture
certifiez une facture
met le document certifié à disposition par Télécharger la facture
Les dix règles d’or
Vérifiez la station affichée dans l’en-tête avant toute saisie. Tout ce que vous
enregistrez appartient à cette station.
Rien ne se saisit sans journée ouverte. Si un menu manque, la question à se poser est
toujours : la journée est-elle ouverte et les index d’ouverture enregistrés ?
Contrôlez avant de valider. La validation est le point de non-retour : elle met à jour
les stocks, les cuves et les soldes, et fait disparaître le bouton Modifier.
Un document validé se corrige par un autre document, jamais par une modification :
annulation pour un dépotage, inventaire pour un stock, avoir pour une facture.
Choisissez toujours le critère avant le détail. Type produit, type de prix, type
d’acompte, banque : les changer après coup vide ou remplace les lignes déjà saisies.
Ne laissez jamais un champ de quantité vide quand il attend 0 — en particulier le
Retour en cuve de la clôture.
Terminez toutes vos saisies avant de clôturer. Après le billetage, une opération
oubliée basculera sur la journée suivante.
Justifiez tout écart dans l’observation de clôture. C’est le seul texte que votre
responsable lira pour comprendre votre journée.
Un prix à zéro n’est jamais normal. Faites activer le tarif ou le prix de facturation
avant d’enregistrer une vente ou une facture.
Les corbeilles suppriment sans confirmation dans plusieurs écrans, et sans archivage.
Relisez la ligne avant de cliquer.